RÈGLEMENT INTÉRIEUR

HAUTS-DE-FRANCE EN SCÈNE

 

 

Le règlement intérieur a pour objet de compléter les statuts, de préciser les règles ou les dispositions sujettes à modifications fréquentes concernant les modalités de fonctionnement de l’association.

 

Cette fédération émane du réseau Chaînon, réseau national, regroupant 11 fédérations et coordinations régionales, et développe un partenariat avec la Musicaction au Canada, l’AREA Québec et l’AREA Belgique.

 

Le festival Hauts de France en scène a pour but de promouvoir les compagnies du territoire régional. Festival pluridisciplinaire, se déroulant annuellement dans un ou plusieurs lieux de diffusion de la région et où sont programmés en moyenne 10 propositions artistiques sur 3 jours.

Le festival est aussi un moment de rencontres privilégiées entre les professionnels de la culture et les compagnies par le biais de temps d’échanges.

Le festival Région en scène est la partie immergée de la collaboration fructueuse et constante des membres de l’association.

 

I.Les membres :

Qui est membre ?

  • Les Membres adhérents : toutes structures travaillant dans le spectacle vivant (centres culturels, lieux de diffusion, compagnies dotées d’un lieu de diffusion titulaire de la licence d’entrepreneur de spectacle 3). Tout nouvel adhérent doit être agréé par les 2/3 des membres du Conseil d’Administration, s’acquittant de la cotisation annuelle de l’association, s’engageant à respecter le règlement intérieur de l’association.

Chaque lieu devra désigner la personne en charge de la programmation, représentant la structure dans la vie de l’association HDF en scène.

 

  • Membres de droits : un représentant d’une structure finançant le projet. Il ne peut pas être membre du conseil d’administration. Ne paie pas de cotisation.

 

  • Membres bienfaiteurs : toute personne souhaitant soutenir l’association par un don. Elle ne peut pas être membre du conseil d’administration. Ne paie pas de cotisation.

 

  • Membres bénévoles : toute personne parrainée par un membre du Conseil d’Administration et souhaitant participer à l’organisation et à la vie de l’association. Ne paie pas de cotisation

 

La qualité de membre se perd :

  • Par démission.

  • Par non-paiement de la cotisation annuelle.

  • Par radiation : celle-ci peut être prononcée par le Conseil d’Administration pour motif grave, notamment pour non-respect du règlement intérieur. La décision sera prise à la majorité des 2/3, l’intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le Conseil d’Administration pour y être entendu.

  • Par dissolution de la structure ou de l’association adhérente.

  • Par décès.

 

Rôles des différents membres :

Chaque représentant de structure adhérente s’engage à

  •  Faire vivre le réseau : partage de connaissances et d’expériences, participation régulière aux réunions (préparation festival, AG, AE, et tout autres projets).

  • Se rendre disponible et actif pour la préparation et la bonne organisation du festival ( caisse, accueil des artistes / public / professionnels, installation des lieux, courses, …) selon un planning prédéfini.

  •  Il pourra représenter l’association HDF en scène sous couvert du Conseil d’Administration lors du festival du Chaînon, autres régions en scène, et toute autre action professionnelle pouvant soutenir l’activité de l’association.

  •  Participe à la programmation du festival régional.

  •  Tout représentant devra être bienveillant au fonctionnement de l’association HDF en scène, au respect du règlement intérieur et auprès de ses membres.

  •  Il se doit de promouvoir l’activité de l’association auprès de sa structure et de ses collègues en interne et partenaires locaux.

 

Vote :

Choix de la programmation : 3 programmateurs au minimum doivent valider la proposition pour qu'elle soit soutenue. Pour soutenir un spectacle il faut que ce dernier ait été vu par le programmateur – Un coproducteur ou producteur ne peut voter pour ses projets.

II. Le fonctionnement de l’association HDF en scène :
 

Conseil d’administration :

La Fédération Régionale est dirigée par un Conseil d’Administration composé au minimum de 6 membres et au maximum de 15 à jour de leur cotisation.

Les membres du Conseil d'administration sont élus pour trois ans, renouvelés par tiers chaque année.

Les premières années, les membres sortants sont désignés par tirage au sort.

En cas de vacance de poste, le CA pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif à l’AG suivante.

Chaque membre sortant a la possibilité de se représenter.

Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres un Bureau chargé de la mise en œuvre des décisions du Conseil d’Administration.

Ce Bureau est composé d’un(e) : Président(e), d’un(e) Vice-Président(e), d’un(e) Trésorier(e), d’un(e) Trésorier(e) Adjoint(e), d’un(e) Secrétaire, d’un(e) Secrétaire Adjoint(e).

 

Les membres du Bureau sont élus pour trois ans et renouvelés selon le tiers sortant du CA.

 

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation à tout moment par le président(e), le Bureau ou à la demande d’un tiers de tous les membres. Les décisions sont prises à la majorité +1 des présents et représentés par pouvoir. En cas d’égalité la voix du président(e) est prépondérante.


Assemblée Générale :

L’Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de la Fédération à jour de leur cotisation.

 

Elle est organisée au minimum une fois par an pour élire le 1/3 sortant du Conseil d’Administration, fixer le montant de la cotisation annuelle et présenter le bilan qualitatif, quantitatif et financier de l’association.

 

Quinze jours avant la date fixée, les membres de la Fédération seront convoqués par le Président(e). L’ordre du jour établi par le CA sera indiqué sur la convocation adressée par e-mail.

 

Les décisions sont prises à la majorité +1 des voix des membres présents ou représentés.

Elle pourvoit au renouvellement des membres du CA le cas échéant.

 

Assemblée Générale Extraordinaire :

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié +1 des membres inscrits, le Président peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire suivant les modalités prévues à l’article 7 des statuts.


Cotisation :

La cotisation est de 400 €. Elle se décompose en deux adhésions : 100 € pour l’association HDF en scène et 300 € pour le réseau Chaînon.

À titre exceptionnel, elle pourra toutefois être uniquement de 100 € pour l’association HDF en scène en fonction de sa situation. Cette demande sera soumise et validée par les membres du bureau.

Chaque adhérent doit être à jour de ses cotisations.

Aucun vote pour la programmation du festival ne sera tenue en compte si la cotisation n’est pas à jour.

Pour toute demande d’explication à l’intérêt d’adhérer à ces réseaux de professionnels, les membres du bureau peuvent intervenir auprès des structures. Dans l’intérêt de découvrir le Chaînon, il pourra être proposé un accompagnement personnalisé.


 

III. Le projet de l’association Le festival région en scène

Organisation :

En amont du festival il est nécessaire que des représentants des lieux d’accueil du festival soient présents aux différentes réunions préparatoires. Leur connaissance des lieux est essentielle pour répartir l’ensemble de la programmation (spectacles mais aussi accueils journaliers, présentations de projets, cartes blanches, salon contact, etc). Un lieu d’accueil peut recevoir plusieurs spectacles, ou toute autre rencontre prévue au sein du festival.
 

Il est également essentiel qu’une personne attachée à un des lieux de programmation coordonne l’aspect technique du festival (recenser les besoins techniques des compagnies, les besoins techniques des lieux et les mettre en relation afin de minimiser les locations, prévoir les horaires de montage et d’arrivées des compagnies, etc) et fasse le relai avec les membres de l’association investis dans l’organisation du festival.

En effet, comme nous sommes nombreux à œuvrer sur cet événement et que nous sommes géographiquement éloignés cela permet de centraliser les informations et de les faire remonter.

Afin de veiller au bon déroulement du festival, les lieux d’accueil ont besoin de se rendre pleinement disponibles en amont (pré-montage, accueil des compagnies), et de proposer des espaces d’accueil pour les professionnels accrédités (préparation puis distribution des pochettes aux accrédités avec édition des billets par lieux d’accueil, accueil journalier, repas). A propos des repas il est nécessaire de prévoir un espace dédié ainsi que le matériel utile au bon déroulement (tables, chaises, vaisselle)

Le personnel des lieux, notamment les équipes techniques ainsi que le parc matériel, pourront être mis à disposition des besoins du festival (essentiellement de l’accueil, du montage et démontage). De plus sont confiés aux lieux d’accueil l’achat et la gestion des caterings des compagnies qu’ils accueillent, ainsi que les cafés d’accueil des professionnels (en amont de la première représentation du matin et d’après-midi)
 

Les lieux d’accueil se chargent de la billetterie des spectacles qu’ils accueillent et donc de la vente auprès de leur public et des scolaires. Un tarif unique sur l’ensemble du festival est établi par convention en amont de l’événement. À l’issue du festival, un décompte des recettes sera reversé à l’association Hauts-de-France en scène via une rétrocession, sur présentation d’une facture et d’un RIB de cette dernière (tout est stipulé en amont via une convention de partenariat entre les différents partenaires).

Une convention de partenariat précisant les modalités d’accueil sera établie entre les différents partenaires.


Programmation : sélection et vote :

Choix de la programmation en année de festival :

  • Des spectacles vus sont proposés par les programmateurs via une playliste interactive.

  • Une réunion de sélection avec temps d’échanges sur l’artistique, la technique à lieu au printemps

  • Chaque spectacle retenu dans la pré-sélection devra avoir été vu et soutenu par au moins 3 adhérents, et avoir une date de création de moins de 3 ans

  • Une réunion avec les lieux d’accueil du festival est établie pour définir la faisabilité de programmation de la pré-sélection.

  • Un échange avec les fédérations proches géographiquement, et avec la Belgique peut être soumis.

  • Un membre du bureau est nommé pour contacter l’ensemble des compagnies retenues. Lui seul est habilité à prendre contact.

  • Un coproducteur ou producteur ne peut voter pour ses projets mais peut les proposer sur la playliste.


Les rencontres professionnelles :

Chaque membre de la fédération est invité à proposer des thèmes de rencontres.

  • Salon contact, temps dédié aux rencontres des compagnies et des professionnels du spectacle vivant.

  • Organisation de journées thématiques, séminaires, formations.


 

Fait à Merville le 10 décembre 2019